निम्नलिखित सूची में से गतिविधियों का सबसे उपयुक्त सेट चुनें जिसके लिए अभिलेखों के संरक्षकों को जिम्मेदार ठहराया जाता है।

गतिविधियों का सेट "रखरखाव, प्रतिधारण, स्थानांतरण, फाइलिंग और निपटान" रिकॉर्ड प्रबंधन के पूरे जीवनचक्र को उनके निर्माण या प्राप्ति से लेकर उनके अंतिम निपटान तक कवर करता है।

Key Points 

• रखरखाव: इसमें अभिलेखों का नियमित रखरखाव और देखभाल शामिल है। संरक्षकों को यह सुनिश्चित करना होगा कि रिकॉर्ड अच्छी स्थिति में रखे जाएं, और क्षति, हानि या गिरावट को रोकने के लिए सभी आवश्यक उपाय किए जाएं।
• प्रतिधारण: यह कानूनी, नियामक या संगठनात्मक आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित एक निर्दिष्ट अवधि के लिए रिकॉर्ड रखने की नीति और अभ्यास को संदर्भित करता है। संरक्षकों को प्रतिधारण नीतियों के बारे में पता होना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि रिकॉर्ड आवश्यक अवधि के लिए रखे जाएं।
• स्थानांतरण: इसमें एक स्थान से दूसरे स्थान तक रिकॉर्ड की नियंत्रित आवाजाही शामिल है। यह भौतिक रिकॉर्ड को एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय में स्थानांतरित करना, या सिस्टम के बीच इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को स्थानांतरित करना हो सकता है। संरक्षकों को इस प्रक्रिया को सुरक्षित रूप से प्रबंधित करने और यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि स्थानांतरण के दौरान रिकॉर्ड उचित रूप से प्रलेखित किए गए हैं।
• फाइलिंग: इसमें रिकॉर्ड को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित और वर्गीकृत करना शामिल है ताकि जरूरत पड़ने पर उन्हें आसानी से ढूंढा और पुनर्प्राप्त किया जा सके। संरक्षक एक प्रभावी फाइलिंग प्रणाली की स्थापना और रखरखाव के लिए जिम्मेदार हैं, चाहे वह भौतिक हो या डिजिटल।
• निपटान: इसका तात्पर्य उन अभिलेखों के उचित और सुरक्षित निपटान से है जो अपनी अवधारण अवधि के अंत तक पहुँच चुके हैं। संवेदनशील जानकारी के निपटान के संबंध में किसी भी कानूनी या नियामक आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, संरक्षकों को रिकॉर्ड को नष्ट करने या हटाने के लिए स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए।

इसलिए, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि गतिविधियों का सबसे उपयुक्त सेट जिसके लिए रिकॉर्ड के संरक्षकों को जिम्मेदार ठहराया जाता है, रखरखाव, प्रतिधारण, स्थानांतरण और फाइलिंग निपटान है।